Come funziona la fatturazione elettronica: guida a come si fanno le fatture

Cos’è la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica è il processo di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture in formato digitale.  Non stiamo parlando di una fattura cartacea scansionata e inviata via email: la fattura elettronica è un file in formato XML con un tracciato stabilito dall’Agenzia delle Entrate.

Questo file contiene tutti i dati obbligatori previsti per legge: numero progressivo, data di emissione, dati di cedente e cessionario, imponibile, IVA. Ma include anche informazioni specifiche come il codice destinatario o la PEC del cliente, fondamentali per il recapito attraverso il Sistema di Interscambio.

Una volta compilata e firmata digitalmente, la fattura elettronica viene inviata al Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate, che funge da intermediario tra fornitore e cliente.

La fatturazione elettronica rappresenta un flusso di dati strutturati che viaggia attraverso canali telematici sicuri, eliminando carta, buste e spedizioni.

Chi è obbligato alla fatturazione elettronica? 

La risposta è semplice: tutti. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo di fatturazione elettronica si è esteso anche agli ultimi soggetti che ne erano esclusi, compresi i forfettari con fatturati bassi.

Se stai avviando una startup, la fatturazione elettronica fa parte degli adempimenti base che devi mettere in conto fin dal primo giorno. Non importa se parti con una SRL da un euro di capitale o se apri partita IVA in regime forfettario per testare la tua idea: la fattura elettronica è un requisito necessario.

Questo vale anche per i liberi professionisti che collaborano con le startup o che decidono di costituire società di consulenza. L’unica vera eccezione riguarda chi è ancora in regime dei minimi o di vantaggio, ma sono regimi che non si possono più scegliere dal 2016.

Come si fa la fattura elettronica?

La fatturazione elettronica non si esaurisce con l’emissione del documento, ma implica una serie di passaggi successivi che devono essere gestiti con attenzione per garantire la validità fiscale delle operazioni.

Compili la fattura in formato XML

La fattura elettronica non è un PDF, ma un file in formato XML con una struttura precisa stabilita dall’Agenzia delle Entrate. Non devi imparare a scrivere codice: tutti i software di fatturazione elettronica fanno questo lavoro per te. Inserisci i dati normali della fattura (cliente, servizi, importi) e il software genera automaticamente il file XML.

Il file viene firmato digitalmente

La firma digitale garantisce che la fattura sia autentica e non modificabile. Anche qui, se usi un software dedicato, la firma viene applicata automaticamente. Non devi pensarci.

Invii tutto al Sistema di Interscambio (SdI)

Il Sistema di Interscambio è la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate che fa da “postino digitale“. Riceve la tua fattura, controlla che sia formalmente corretta e la inoltra al cliente. Se trova errori, ti rimanda una ricevuta di scarto e devi correggere e rinviare.

La fattura arriva al cliente

Se i controlli vanno bene, il SdI consegna la fattura al tuo cliente tramite il suo codice destinatario, la sua PEC, o nell’area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate. 

Quali dati servono per la fattura elettronica?

Una fattura elettronica deve contenere una serie di informazioni obbligatorie. Alcune sono comuni a tutte le fatture (anche cartacee), altre sono specifiche del formato elettronico:

• Dati identificativi del cedente/prestatore: denominazione, partita IVA, indirizzo, regime fiscale;
• Dati identificativi del cessionario/committente: denominazione, partita IVA o codice fiscale, indirizzo;
• Data di emissione della fattura;
• Numero progressivo della fattura;
• Dati di dettaglio delle operazioni: descrizione dei beni/servizi, quantità, prezzo unitario, aliquota IVA;
• Dati di riepilogo per aliquota IVA: imponibile, imposta, totale fattura;
• Codice destinatario o PEC del cliente, per il recapito della fattura tramite SdI;
• Codice identificativo del tipo di documento: ad esempio. TD01 per fattura, TD24 per fattura differita;
• Altre informazioni previste: regime fiscale, ritenuta, natura operazione.

Tempistiche e scadenze da rispettare

Le fatture elettroniche devono essere trasmesse allo SdI entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione.

Se la fattura è inviata allo SdI entro i 12 giorni ma viene scartata, i termini per la riemissione ripartono dalla data della ricevuta di scarto.

Ma attenzione: l’invio allo SdI dovrebbe avvenire entro le ore 24 del giorno dell’emissione della fattura (cioè della sua generazione in formato XML). Anche se l’AdE concede una tolleranza fino alle ore 12 del giorno successivo. Tradotto: se emetti una fattura il 15 marzo, dovresti inviarla allo SdI entro la mezzanotte del 15 marzo (o al massimo entro le 12 del 16 marzo).

Invece, per la trasmissione delle fatture differite, quelle emesse entro il giorno 15 del mese successivo alla consegna/spedizione dei beni, il termine di invio allo SdI scade sempre il 15 del mese successivo.

Ad esempio: se consegni dei beni il 20 marzo, puoi emettere la relativa fattura differita fino al 15 aprile. In questo caso, il termine di invio allo SdI è sempre il 15 aprile.

L’obbligo di conservazione digitale per 10 anni

Le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per 10 anni. Serve una conservazione “a norma” che garantisca autenticità, integrità e leggibilità nel tempo. 

La maggior parte dei software di fatturazione include il servizio di conservazione a norma. Ti costa qualche euro in più al mese ma ti toglie ogni pensiero.

L’alternativa è l’Agenzia delle Entrate che offre un servizio gratuito di conservazione. Non è il massimo della comodità ma funziona.

Quello che non devi fare: conservare solo una stampa delle fatture o salvarle come PDF. Non ha valore fiscale. I file XML devono rimanere integri e leggibili per tutto il periodo.

Ricapitolando: se hai un software di fatturazione che include la conservazione, usalo. Se gestisci poche fatture, il servizio gratuito dell’Agenzia va bene. L’importante è non improvvisare.

Casi particolari di fatturazione elettronica

Alcune operazioni richiedono una gestione specifica nella fatturazione elettronica. Con le novità 2025, il panorama è cambiato:

• Comunicazioni per irregolarità (codice TD29): dal 1° aprile 2025, quando un fornitore non emette fattura o la emette male, non fai più autofattura ma invii una semplice comunicazione all’Agenzia delle Entrate entro 90 giorni. Non anticipi più l’IVA
• Reverse charge (codice TD16): è l’inversione contabile dove il cliente versa l’IVA invece del fornitore. La fattura va emessa senza IVA, con dicitura “inversione contabile” e norma di riferimento
• Autofatture per reverse charge (codice TD20): dal 2025 il TD20 si usa solo per operazioni specifiche come il reverse charge domestico e acquisti intracomunitari. Non più per tutte le irregolarità
• Note di credito (codice TD04): per correggere importi di fatture già inviate. Devi indicare gli estremi della fattura originale e il motivo della correzione
• Fatture di acconto (codice TD02): si emettono normalmente, specificando che si tratta di un acconto e la causale.

In ogni caso con i software gestionali più evoluti, come quelli che Startax sceglie per i propri clienti, puoi gestire tutti i tipi di fatture con pochi click.

Sanzioni: cosa rischi se sbagli

Le sanzioni esistono, ma dal 1° settembre 2024 sono diventate più ragionevoli grazie alla riforma del sistema sanzionatorio. Vediamo cosa succede se commetti errori e come rimediare.

Le sanzioni principali

• Omessa o tardiva fatturazione: se non emetti fattura o la emetti in ritardo, la sanzione varia a seconda dell’impatto sull’IVA:
  • Se l’errore incide sulla liquidazione IVA: 70% dell’imposta non versata (minimo 300€)
  • Se non incide sull’IVA: da 250€ a 2.000€ per fattura
  • Per operazioni esenti o non imponibili: 5% dell’importo non documentato (minimo 300€).
• Omessa comunicazione TD29: se non segnali l’inadempienza di un fornitore, la sanzione è del 70% dell’IVA relativa all’operazione, con un minimo di 250€
• Errori nella conservazione: se non conservi correttamente le fatture per 10 anni, la sanzione va da 1.000€ a 8.000€
• Imposta di bollo mancante: se non versi il bollo sulle fatture sopra 77,47€, la sanzione è del 25% dell’importo dovuto.

Il ravvedimento operoso conviene sempre

Se ti accorgi di un errore, puoi correggerlo autonomamente con il ravvedimento operoso. Le sanzioni si riducono drasticamente:

• Entro 90 giorni: paghi solo 1/9 della sanzione minima
• Entro la dichiarazione IVA annuale: 1/8 della sanzione
• Entro l’anno successivo: 1/7 della sanzione.

Per fare ravvedimento devi emettere nota di credito per la fattura sbagliata, riemettere quella corretta e versare la sanzione ridotta più eventuali imposte dovute.

Le novità 2025 per la fatturazione elettronica

Il 2025 ha introdotto un’evoluzione in due tempi per la fatturazione elettronica. Le modifiche sono arrivate in due momenti: dal 1° gennaio 2025 sono entrate in vigore le nuove normative (come il D.Lgs. 180/2024), mentre dal 1° aprile 2025 sono diventate operative le Specifiche Tecniche versione 1.9 che hanno aggiornato il Sistema di Interscambio.

TD29: non devi più anticipare l’IVA per i fornitori

Questa è la novità più importante per il cash flow delle startup. Prima, se un fornitore non ti emetteva fattura o la faceva male, dovevi emettere un’autofattura (TD20) e soprattutto versare tu l’IVA per conto del fornitore inadempiente. Un bel problema per la liquidità di una startup.

Dal 1° aprile 2025 le cose sono cambiate radicalmente:

• L’autofatturazione diventa una semplice comunicazione all’Agenzia delle Entrate
• Si usa il nuovo codice TD29 “Comunicazione per omessa o irregolare fatturazione”
• Hai 90 giorni di tempo per inviare la comunicazione allo SdI
• Non devi più anticipare l’IVA per conto di altri: la responsabilità finanziaria resta al fornitore, tu devi solo segnalare l’irregolarità.

Per una startup che deve ottimizzare ogni euro di liquidità, è un cambio di prospettiva importante.

Il nuovo ruolo del codice TD20

Il TD20 non scompare ma cambia funzione. Ora lo usi solo per:

• Reverse charge: quando devi regolarizzare operazioni con inversione contabile
• Acquisti intracomunitari: per integrare l’IVA su acquisti da fornitori UE.

Molto più semplice da gestire.

Fatture semplificate senza limiti per i forfettari

Se la tua startup è in regime forfettario, questa novità ti semplifica la vita. Prima potevi fare fatture semplificate solo fino a 400 euro. Dal 1° aprile 2025 non c’è più limite: puoi emettere fatture semplificate per qualsiasi importo.

La fattura semplificata richiede meno dati e velocizza tutto il processo di fatturazione. 

Con il giusto supporto azzeri i rischi

La verità è che la maggior parte degli errori si previene con un minimo di organizzazione. Se hai un commercialista esperto e un software di fatturazione serio, le probabilità di commettere errori gravi sono minime.

I problemi nascono quando si improvvisa o si usano strumenti inadeguati. Investire qualche euro al mese in un sistema affidabile ti fa risparmiare migliaia di euro in sanzioni e soprattutto tempo prezioso da dedicare al tuo business.

Con Startax, il software di fatturazione elettronica è incluso nell’abbonamento: essendo un obbligo di legge, lo consideriamo parte integrante del servizio di commercialista, non un extra da pagare a parte. Così sei tranquillo di essere sempre in regola, senza il rischio di sanzioni per omissioni o ritardi.